Splnění záznamní povinnosti

Jsem povinen vést záznamní povinnost, kterou mi uložil finanční úřad? Jsme malé s. r. o. se třemi zaměstnanci a obratem 8 mil. Kč. Dále uvádím znění uložené záznamní povinnosti:

1) Zakázkový list bude založen pro každou Vámi prováděnou stavební či montážní akci. Znamená to, že zakázkový list bude založen nejen pro stavební akce prováděné pro cizí zákazníky, ale také pro akce prováděné na vlastním nebo Vámi pronajatém majetku. Každý zakázkový list bude mít své evidenční číslo. Vzhledem ke skutečnosti, že účtování o pořízení a úbytku zásob je u Vás vedeno způsobem B dle Českého účetního standardu pro podnikatele č. 015 - Zásoby, je nutno vést skladovou evidenci materiálu na analytických účtech dle odstavce 4.3.3. uvedeného účetního standardu. Pokud je vedena skladová evidence na skladových kartách, je potřeba pro zjištění skutečnosti, v jaké výši je spotřebováván materiál na jednotlivé zakázky, u této evidence uvádět i cenu pořízení materiálu.

2) Na jednotlivých zakázkových listech a ve skladové evidenci bude evidován veškerý materiál zúčtovaný na účtu 501 000 - Spotřeba materiálu tak, jak je účtován dle Vaší účetní osnovy a bude evidován na tomto zakázkovém listě a na akci na niž byl skutečně spotřebován. Stejným způsobem budou na jednotlivých zakázkových listech evidovány všechny zaúčtované služby k vyúčtování zakázek účtované dle Vaší účtové osnovy na účtu 501 001 - Ostatní služby k vyúčtování zakázky a současně i služby zaúčtované dle Vaší účtové osnovy na účtu 518 300 - Zpracování projektu GP, to znamená, že bude daná služba vždy evidována na tom zakázkové listě a na akci, na níž byla skutečně spotřebována.

3) Z účetního zápisu v deníku a v knize analytických účtů musí být zřejmé, na kterou zakázku - akci je spotřeba materiálu směrována, to znamená, že zápis bude označen evidenčním číslem zakázkového listu, na němž je evidence dané zakázky - akce evidován. U materiálu, který zůstává na skladě bude číslo analytického účtu případně číslo skladové karty na níž je materiál veden.

4) V evidenci na zakázkovém listu musí být uvedené číslo dokladu, pod nímž je náklad - spotřeba zúčtován v deníku a knize analytické evidence. Pokud bude spotřebován na konkrétní zakázku - akci materiál, který byl evidován ve skladové evidenci a u něhož nebylo při pořízení zřejmé, na kterou zakázku bude spotřebován, je nutno tuto skutečnost do zakázkového listu rovněž zaevidovat a musí být z označení zřejmé, o jaký materiál se jedná, a pokud to bude možné i číslo dokladu, pod nímž byl daný materiál zaúčtován, v deníku a knize analytické evidence.

5) Na zakázkovém listu bude evidován den předání ukončené zakázky či její části (to je při dílčím plnění zakázky). Současně bude uvedeno i číslo dokladu, pod nímž došlo k zaúčtování výnosu z ukončené zakázky či její části v deníku a knize analytické evidence a bude uvedena i výše tohoto výnosu.

6) Ke každé zakázce vést a po jejich skončení archivovat dokumenty (případně odkazy na ně) předepsané ostatními předpisy, jimiž se řídí činnost ve stavebnictví, zejména stavební deník, projektovou a rozpočtovou dokumentaci.

Tímto rozhodnutím se nezbavuje účetní jednotka všech dalších povinností plynoucích z příslušných účetních přepisů.